一．总则
根据国家来华留学工作 “提高层次、保证质量、规范管理”的原则和积极创造条件，完善外国留学生教学与生活管理制度的精神， 江西中医药大学国际教育学院为进一步加强制度化、规范化、信息化建设制订本管理办法。
留学生信息是高校对留学生实施教育、管理、统计、决策的依据，留学生信息管理工作是来华留学管理工作的重要组成部份。
留学生管理部门不仅要做好信息的采集、整理等外部工作，还应重视用科学的定量分析方法，从大量数据中找出内在规律，指导留学生教育事业发展，提高科学管理水平，充分发挥信息作用。
留学生信息管理依托“全国来华留学生管理信息系统”及江西中医药大学招生和管理系统，信息主要指来华留学生个人基本信息、证照信息、住宿信息、选课信息、学生异动、离校信息等静态、动态信息。
留学生管理部门按照集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理体制。
留学生管理部门应本着认真负责的态度与实事求是的原则及时、准确、全面地收集、整理、传递和应用留学生信息。
建立信息安全制度，保障留学生信息安全，做好信息的备份和保密，不得非法散播、泄露个人信息。
二．细则
信息管理体制框架：
信息管理采取入口采集、归口完善、出口统一的方式，即由专人负责信息的初步采集，由证照、住宿、教学、财务、学工等各业务口逐步补充、更新信息，由专人统筹、整理信息，统一和规范留学生信息与数据出口，避免信息遗漏和重复采集。
留学生管理部门同级之间、上下级之间以及留管部门与校内外其他单位间，通过信息系统和沟通建立有效的信息通道，做好各类信息，尤其是动态信息及汇总数据的横向及纵向传递与共享。
必须注重审核，确保信息准确、真实。
重要的上报信息、数据要经专人复核，主管领导签字后方可报送。如发现信息不实或有误，要及时纠正，消除不良影响；造成严重影响的，要追究相关人员责任。
来华学生管理信息系统是专门用来管理来华学生相关信息的软件系统，具备来华留学工作日常管理、采集教育管理质量评估数据、留学生数据库、留华毕业生档案、留学生数据统计等五项功能。涵盖来华留学工作中招生、教学、生活服务和管理、留华毕业生工作等四个基础环节，是留学生信息主要载体，是做好来华学生管理信息必须使用的系统。
信息的初步采集
留学生报名信息是信息采集的初始阶段。
留学生填写完备的报名表、护照复印件、学历证明、经济担保书等材料是信息的主要来源。
信息管理员需要在系统内录入采集留学生护照姓名、性别、国籍、出生日期、护照号码、婚姻状况、申请专业等基本信息。
在校生信息申请人报到入学后，各业务口信息管理员应及时添加与更新留学生分班信息、注册信息、证照信息、住宿信息、奖惩信息、奖学金信息、保险信息、健康信息、选课信息、另册学生等信息，建立在校生信息库。
离校生信息
离校包括留学生毕业、结业、开除、退学、休学、肄业、自动退学、死亡等情况。
设置离校告警，系统会在设定时间内提醒。
相关信息管理员应及时传递信息至任课、指导教师及其他留学生管理人员，为其做好毕业考试、答辩、清缴费用、退宿等离校准备。
为正常离校学生办理相关手续后，信息管理员调整学生状态，收集离校生工作单位名称、职务、联系地址等信息，由校友会等部门备案，开展校友联络活动。
对自动退学、死亡等造成的离校，做好记录备案。
转学生信息
转出留学生 调取、办理转出学生成绩单等信息，出具转学证明等材料后，调整学生状态，添加转学时间以及转学原因。
转入留学生 收取转入学生转学证明、成绩单、报名表等信息材料，为其办理住宿、居留许可等手续，参照第三条在系统内建立转入学生有关信息。
信息的查询
信息管理员可依据国籍、专业、HSK成绩等单项或多项条件，检索单个或某类留学生信息。
向教师、留学生管理人员传递有关信息。
信息统计
信息管理员从管理和教学需求出发定置报表字段，根据留学生的基本信息生成汇总报表文件，按时保质完成每年留学生数据上报任务。
证件打印
把来华管理信息系统作为留学生录取通知书、201表、202表、成绩单、毕业证、学位证等各种证件材料的信息源头，把好留学生入学、离校关口。
做好信息的备份和存档。每月定期从系统提取、保存留学生有关数据，避免数据丢失。
来华学生管理信息系统具体使用方法，参见《留学生管理信息系统培训班教程》及使用说明书。
江西中医药大学国际教育学院
二0一九年八月
